Le danger des fichiers Excel dans la gestion des Ressources Humaines

Par Amélie SZCZEPANSKI
 Consultante Juriste RGPD

« Branleur », « vicieux », « big big boulet ». Voici un petit échantillon de commentaires qui ont été découverts dans un fichage de l’enseigne Leroy Merlin, fin 2017. Ce fichier avait pour objectif de faire le suivi des intérimaires et des missions de ces derniers. Leroy Merlin n’est pas le seul à avoir mis en place un tel fichier on peut citer brièvement la RATP, Free, Radio France ou encore la SNCF.

Mais pourquoi l’existence de tels fichiers ? Cela s’explique principalement par un usage excessif de fichiers Excel dit de suivi. L’utilisation des progiciels RH et des champs qu’ils proposent limite le risque de la présence de commentaires jugés excessifs. Cependant, cette portée disparaît si la gestion continue de se faire en parallèle sur un fichier Excel « afin de trouver l’information plus rapidement ». Aujourd’hui, d’un point de vu RGPD, la principale problématique de fichiers Excel est l’absence de contrôle de ces derniers. Bien souvent, ils sont créés sans concertation avec la direction voir avec les autres collaborateurs avec pour but principal un gain d’efficacité.

Pourquoi avoir écrit « branleur » ? On peut supposer que la réponse serait celle du besoin d’identifier la qualité du travail de l’intérimaire. On peut parfaitement deviner que l’objectif est de ne pas repasser par cette personne pour des missions futures. Cependant, il y a l’art et la manière pour traduire les qualités de travail d’une personne. Pour rappel, les commentaires doivent toujours répondre à plusieurs règles. En effet, ils doivent être pertinents, adéquats, non excessifs et en lien direct avec le poste. D’où la nécessité de former les collaborateurs sur la manière de rédiger les notes.

Il faut se rappeler que tout comme un client, un collaborateur possède le droit d’accéder aux informations le concernant y compris pour ce genre de commentaire. C’est pourquoi il est primordial d’apporter une attention toute particulière aux zones de libres commentaires (bloc-notes, commentaires, etc…).

Le plus important est de reprendre le contrôle des données qui circulent sur les salariés. Si en effet, l’information originelle se retrouve dans les progiciels et les dossiers du personnel, il est nécessaire de ne pas négliger pour autant les fichiers de suivi variés et divers qui ont pu être crées au cours des années.

Mais alors comment faire ? Cela passe par la mise en place de process au sein de la direction. Ainsi, lorsqu’un collaborateur émet le souhait de créer un nouveau fichier afin de répondre à un besoin précis, il doit s’assurer de la validation de ce dernier et de la proportionnalité des données utilisées. A noter qu’un tel document, doit être créé uniquement si le progiciel ne permet pas d’atteindre ce but.

Enfin, il ne faut pas oublier que les fichiers comportant des données sur des personnes physiques doivent avoir une durée de conservation déterminée. Apparaît alors une nouvelle difficulté : le suivi de la destruction de la donnée. S’assurer de la bonne destruction d’un fichier présent sur un ordinateur devient compliqué contrairement à la suppression automatisée de données des progiciels.

Bien souvent, lorsqu’un recensement des fichiers de suivi est réalisé, il y a également la découverte de fichier interdit. L’exemple le plus courant à donner est le fichier de listing des points de permis de conduire. Il est possible de le retrouver lorsqu’une société possède une flotte automobile. Elle voit en un tel fichier le moyen de savoir qui peut ou non, utiliser encore le véhicule et surtout quel employé devrait suivre un stage de récupération de points. Cependant un tel fichier est strictement interdit.

Dans le cadre de la tenue de sa conformité, il est donc indispensable pour une société de s’assurer :

  • d’avoir connaissance de l’ensemble des fichiers annexes,
  • de développer une culture de minimisation des données et de former ses collaborateurs aux bonnes pratiques,
  • de préférer utiliser exclusivement les progiciels et le cas échéant de vérifier régulièrement les zones de libres commentaires et de supprimer les commentaires disproportionnés.

http://www.lefigaro.fr/social/2017/10/08/20011-20171008ARTFIG00111-boulet-branleur-un-listing-des-interimaires-de-leroy-merlin-declenche-une-enquete-interne.php

https://www.lepoint.fr/societe/boulet-vicieux-leroy-merlin-derape-sur-ses-interimaires-07-10-2017-2162826_23.php

https://www.europe1.fr/emissions/Vos-droits/la-question-du-fichage-des-salaries-3523580


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