#LOGEMENT #BAILLEURS SOCIAUX – Comment répondre à une demande de droit d’accès ?

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Pour rappel, toute personne physique qui en fait la demande a le droit d’obtenir la confirmation que des données la concernant sont traitées et peut obtenir la copie de ses données faisant l’objet d’un traitement.

Il est important de mettre en place une procédure qui permettra de répondre dans les meilleurs délais à une demande de droit d’accès.

 

En tant que responsable du traitement de données personnelles, vous devez :

demande de droit d'accès - Bailleurs Sociaux

 

Dans la rédaction de votre procédure ayez en tête que :

  1. Pour chaque demande, il faudra s’assurer de la légitimité du demandeur.
  2. Pour justifier de son identité, tous les moyens sont recevables. Ainsi, il n’est pas nécessaire de joindre une photocopie d’un titre d’identité en cas d’exercice d’un droit dès lors que l’identité de la personne est suffisamment établie (par exemple, par la présentation d’un numéro client ou via un espace personnel soumis à authentification). Néanmoins, si vous avez un « doute raisonnable » sur l’identité du demandeur, vous pouvez lui demander de joindre tout autre document permettant de prouver son identité. En revanche, vous ne pouvez pas exiger systématiquement de telles pièces justificatives, lorsque le contexte ne le justifie pas.
  3. Vous êtes tenu de répondre dans les meilleurs délais et dans un délai de 1 mois maximum. Cependant, une possibilité de prolonger de deux mois ce délai est prévue, « compte tenu de la complexité et du nombre de demandes », à condition d’en informer la personne concernée dans le délai d’un mois suivant la réception de la demande.
  4. Vous devez appliquer le principe de gratuité pour les copies fournies.
  5. La communication des données peut se faire par tous moyens sécurisésAinsi on préférera un courrier RAR dans le cas d’envoi par voie postale ou l’utilisation de fichier chiffré (mots de passe sur PJ/clé USB).
  6. Le droit d’accès s’exerce dans le respect du droit des tiers : ainsi, il n’est pas possible de demander à accéder aux données concernant son conjoint ; un salarié d’une entreprise ne peut obtenir des données relatives à un autre salarié.
  7. Il est possible de refuser d’accéder aux demandes de droit d’accès, dans certaines conditions.

 

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